Die Einladung geht per E-Mail an alle Teilnehmer mit Stimmen. Jede Person erhält darin einen persönlichen Link zur Versammlung. Ein Passwort braucht sie nicht.
Inhalt
Einladung öffnen
Öffnen Sie die Versammlung und klicken Sie auf «Einladung…». GVpro.ch hat die Einladung beim Anlegen der Versammlung als Entwurf erstellt.
Empfänger, Termin und Text
- Anzahl Empfänger: Alle Teilnehmer mit E-Mail-Adresse und mindestens einer Stimme. Mit «Ergebnis pro Teilnehmer» sehen Sie, wer die Einladung erhält und wer nicht.
- Versand geplant für: Datum und Uhrzeit des Versands. GVpro.ch schlägt 21 Tage vor der Versammlung vor.
- Betreff und Email Text: Passen Sie die Vorlage an. Ergänzen Sie Datum, Ort, Traktanden und den Namen Ihrer Organisation.
Mit «verfügbare Platzhalter anzeigen» sehen Sie alle Platzhalter. Die wichtigsten:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| #SALUTATION# | die Anrede mit Namen |
| #COUNT# | die Anzahl Stimmen der Person |
| #URL# | den persönlichen Link zur Versammlung |
Der Platzhalter #URL# muss im Text stehen. Ohne ihn finden die Teilnehmer nicht zur Abstimmung.
Unter «PDF Dokumente als Anhang» laden Sie Unterlagen wie Jahresbericht oder Jahresrechnung hoch.
Test-Mail senden
Klicken Sie auf «Test Email». Wählen Sie Administratoren aus oder geben Sie bis zu drei E-Mail-Adressen ein. Die Test-Mail geht sofort raus. Im Test führt der Link nicht zu einem persönlichen Bereich.
Zahlungsmethode und Freigabe
Für die Freigabe braucht GVpro.ch eine Zahlungsmethode. Fehlt sie, ist «Freigabe» ausgegraut. Fahren Sie mit der Maus darüber und folgen Sie dem Link «Zahlungsmethode hinterlegen». Sie finden die Kreditkarte auch im Menü unter «Preise, Abos, Rechnungen, etc.».
Ist eine Zahlungsmethode hinterlegt, klicken Sie auf «Freigabe». Der Dialog zeigt Versanddatum und Anzahl Empfänger. Mit «Freigeben» bestätigen Sie den Versand.
Die Einladung geht zum geplanten Zeitpunkt raus. Mit der ersten E-Mail wechselt die Versammlung auf «Eingeplant». Ab dann sehen die Teilnehmer sie in ihrer Übersicht.
Einladung erneut senden
Unter «Nachversand Mailing» suchen Sie einzelne Teilnehmer nach Name oder Nummer. Mit dem Briefumschlag senden Sie ihnen die Einladung noch einmal.
Automatische E-Mails
Nach der Freigabe der Abstimmung schickt GVpro.ch weitere E-Mails:
| Zeitpunkt | |
|---|---|
| Beginn der Abstimmung | am Starttag, bei Video-Versammlungen 10 Minuten vor dem Start |
| Abstimmung endet bald | 3 Tage vor dem Ende, nur bei einer Vorabstimmung |
| Abstimmung beendet | am Tag nach dem Ende |
| Zusammenfassung mit Ergebnis-PDF an die Administratoren | am Tag nach dem Ende |
Ist die Anmeldeerinnerung aktiv, erinnert GVpro.ch zusätzlich vor der Anmeldefrist.
Nächster Schritt: Video-Versammlung durchführen oder Vorabstimmung und Abstimmung vor Ort